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Você quer otimizar o fluxo de pacientes? Conheça o RTLS
Leia o artigo original no blog da Centrak. Tradução nossa. Publicado em 17 de Novembro de 2023.
Otimize o fluxo de pacientes com RTLS, analisando todas as etapas do fluxo de trabalho e determinamos quais fornecem valor e quais não.
Ao otimizar o fluxo do pacientes com RTLS, começamos analisando todas as etapas do fluxo de trabalho e determinamos quais delas oferecem valor e quais não.
Normalmente, aproveitamos dados de sistemas existentes, como sistemas de registros eletrônicos de saúde (EHR), para determinar quanto tempo leva cada etapa, e assim desenvolver maneiras de melhorar o fluxo de trabalho. No entanto, essa abordagem pode criar pontos cegos e falhas.
Por exemplo, o Tempo de Permanência (LOS) é definido como o tempo que a equipe concluiu o registro até o momento em que a equipe documentou a alta do paciente. Essa informação existe no EHR, mas e o tempo que o paciente teve que esperar para fazer o check-in e o registro? Esse tempo também é importante.
O RTLS como facilitador de processos:
E quanto ao tempo entre a chegada do paciente ao exame ou sala de cirurgia e a espera pelo provedor? A documentação nem sempre reflete a realidade. Que tal quando um médico de emergência “planejou” examinar alguém, mas foi chamado para atender outro paciente crítico? De repente, o tempo do paciente porta-a-doc documentado pelos sistemas que dependem de dados inseridos manualmente não é mais um ponto de dados válido.
Logo, fica claro que muitos componentes dos dados de processamento do paciente estão potencialmente ausentes, incluindo alguns dos mais valiosos para definir a experiência do paciente e identificar atrasos no processo. A lacuna de dados torna-se ainda mais evidente em ambientes de atendimento ambulatorial, onde o horário de check-in do paciente costuma ser o único elemento de dados documentado. O resto das etapas do paciente raramente são registradas, resultando em falta de transparência e clareza quando se trata de tempos de espera do paciente, interações paciente-profissional ou até mesmo o tempo total da visita.
Além disso, como os pontos de registro de dados do paciente dos sistemas EHR são retrospectivos, eles não oferecem oportunidade de impactar o atendimento em tempo real. E como podemos esperar mudar algo que não pode ser medido ou, na melhor das hipóteses, é medido após o fato?
Os Sistemas de Localização em Tempo Real (RTLS) podem ajudar as organizações de saúde a descobrir pontos cegos, ao coletar automaticamente os dados de transferência do paciente em tempo real. Ter um paciente usando um crachá RTLS durante a visita, é a única maneira de coletar automaticamente dados em tempo real da chegada à alta, por serem visíveis imediatamente e podem ser usados pela equipe para modificar o processo conforme ele está acontecendo. O segredo para um fluxo eficaz de pacientes, é equilibrar a demanda versus a capacidade, e é por isso que conseguir ajustar os processos com dados precisos em tempo real é a solução ideal.
Vejamos alguns exemplos para ver como os dados RTLS podem fazer a diferença:
- Em uma prática ambulatorial multidisciplinar, o processo de chegada e registro é crucial para manter as consultas dos pacientes dentro do cronograma. Ao usar o RTLS, um sistema de filas em tempo real pode ser implementado, o que não apenas cria um processo de registro e encaminhamento organizado e compatível com HIPAA, mas também fornece dados precisos de tempo de espera de chegada e registro. A equipe agora pode “ver” que um dos pacientes esperando para se registrar está aqui para ver a única clínica especializada que está “no horário” com sua agenda. A equipe pode colocar essa pessoa à frente dos pacientes que chegaram cedo para suas consultas – mantendo o cronograma dessa prática no horário. Simultaneamente, você pode apoiar as outras práticas e ajudá-las a voltar aos trilhos ajustando os horários com base em quem está na sala de espera.
- Informações em tempo real também são uma ferramenta valiosa para a equipe durante toda a consulta do paciente. O RTLS medirá automaticamente os tempos de espera do paciente, notificará a equipe sobre esperas prolongadas e informará aos profissionais quando o paciente chegar à sala de exames e estiver pronto para ser atendido. Essa percepção em tempo real dos pacientes que aguardam serviços e da prontidão do paciente é como “acender as luzes”, criando uma experiência mais eficiente para os pacientes e a equipe.
- Os departamentos de radiologia e imagem do hospital geralmente fornecem serviços para pacientes internados e ambulatoriais. Oferecer conhecimento em tempo real das chegadas de pacientes ambulatoriais, bem como a localização de pacientes internados que precisam de exames de radiologia e estudos de imagem, fornece informações valiosas aos tecnólogos de radiologia e imagem – e permite que eles maximizem a prestação de serviços, minimizando o tempo de espera para todos os pacientes.
- Na sala de cirurgia, uma das transições mais importantes para o rendimento é o tempo de retorno da sala (TAT). É improvável que a documentação da equipe ofereça uma medição precisa do tempo real entre as rodas de entrada e saída. A documentação também não mede o tempo gasto por cada tipo de funcionário envolvido na movimentação da sala. O RTLS pode medir isso com muito mais precisão ao notificar os membros da equipe quando o paciente sai da sala cirúrgica e está pronto para a limpeza e alerta a equipe cirúrgica quando a sala está pronta para o próximo paciente. Também oferece a oportunidade de manter a família do paciente atualizada sobre o progresso da experiência cirúrgica – tudo de forma automatizada e entregue em quadros visuais nas salas de espera ou por meio de mensagens de texto seguras para os celulares dos familiares. E o melhor: ao automatizar essa etapa de valor agregado, reduzimos diretamente a carga da equipe que tinha que rastrear essas informações anteriormente e fazer várias ligações para fornecer atualizações de status.
Rastreamento de contato, solução RTLS:
- À medida que enfrentamos desafios relacionados ao COVID-19 e outras doenças transmissíveis, as organizações de saúde precisam redesenhar seus processos de fluxo de trabalho para limitar a exposição potencial a patógenos, especialmente em espaços onde as pessoas se reúnem, como áreas de registro e espaços de espera. A transição de um ambiente de espera físico para uma sala de espera virtual, com check-in sem contato e auto-quarto, agora é possível aproveitando as tecnologias de localização em tempo real.
- Os dados RTLS também são uma ferramenta crítica para rastreamento de contatos, pois permitem relatórios eficientes e completos sobre as interações entre as pessoas. Quando colaboradores e pacientes usam crachás RTLS, todos os contatos entre os dois grupos ocorridos no mesmo local, juntamente com a duração do tempo de contato, são monitorados. Esses dados permitem que as organizações de saúde tomem imediatamente qualquer ação de acompanhamento necessária para pacientes e colaboradores, como isolamento, monitoramento de sintomas e/ou tratamentos profiláticos, se apropriado.
Por isso, ao fornecer esses dados cruciais para todos os aspectos do processo de atendimento, os Sistemas de Localização em Tempo Real oferecem uma oportunidade única de descobrir pontos cegos em nossos processos, para que possamos criar a experiência ideal para o paciente, a família e a equipe.
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